L’ancien dossier de projet a disparu du portail. Il est pourtant loin d’être protégé pour autant. Dès qu’une recherche ou une IA exploite son contenu, la différence entre masqué et inaccessible devient concrète.
Un menu bien rangé peut cacher un dépôt mal organisé.
Une entreprise fictive termine un projet. Le lien est supprimé, tandis que les fichiers sont conservés pour d’éventuelles questions ultérieures. Le groupe de salariés déjà autorisé peut toujours lire le dossier. Ce choix peut être justifié sur le plan métier ou constituer un vestige oublié de la phase de projet.
Avec une nouvelle recherche utilisant l’IA, personne n’a besoin de connaître l’ancien lien. Si l’import ou le connecteur couvre le dossier et que l’accès est autorisé, une question sur un ancien calcul peut faire ressortir des contenus pertinents. Le problème ne vient pas de l’absence dans le menu, mais d’une décision imprécise sur les autorisations et l’archivage.
Quatre tests simples révèlent des limites différentes.
- Navigation
- Le dossier est-il seulement masqué dans l’interface visible ? Cela ne dit, à lui seul, rien sur l’accès par d’autres voies.
- Accès direct
- Un compte de test peut-il ouvrir le fichier connu par son adresse ou dans l’application ? On vérifie l’accès effectif, pas simplement l’appartenance supposée à un groupe.
- Recherche
- Des titres, extraits ou aperçus sont-ils affichés ? Ces informations peuvent déjà être confidentielles, même si l’ouverture du fichier échoue ensuite.
- Réponse de l’IA
- Quelle source a réellement été utilisée ? Une réponse évasive ou l’absence de résultat ne prouve pas encore qu’un accès est bloqué.
Un index peut survivre à une autorisation.
Les index de recherche et les caches de réponses constituent leurs propres ensembles de données. Après une modification des droits, il faut savoir quand et comment elle s’y applique. Supprimer un document de la source alors que son texte reste dans l’index ne constitue pas une suppression complète.
Le test doit aussi couvrir les informations dérivées : anciens résumés, réponses exportées, partages de conversations et journaux. Les données déjà transmises ne peuvent pas être récupérées par une simple modification des droits du dossier. Le nettoyage doit donc prendre en compte tout le parcours de l’information.
Archiver, c’est décider en connaissance de cause.
Pour une activité terminée, les responsables déterminent ce qui reste nécessaire, qui doit conserver l’accès et pendant combien de temps. Un groupe d’archivage peut être utile s’il correspond réellement aux destinataires concernés sur le plan métier. Le fait qu’un projet soit ancien n’impose pas automatiquement un accès général à tous les salariés.
Les obligations de conservation et la traçabilité de l’activité peuvent justifier de garder les données. Cela ne signifie pas que chaque salarié doive les retrouver dans ses recherches quotidiennes. Les exigences juridiques et métier sont coordonnées avec la conception technique des accès.
Ce que l’introduction de l’IA peut améliorer.
Un pilote maîtrisé donne l’occasion de vérifier ces décisions de manière traçable. On sélectionne des dépôts anciens et actuels représentatifs, on identifie leurs responsables et on reproduit avec des comptes de test des accès autorisés comme interdits. Les tests sont répétés après une modification des droits.
Une restriction supplémentaire de la recherche peut aider pendant le nettoyage. Il faut en évaluer la portée réelle ; elle ne remplace pas la correction de droits erronés à la source. Les fonctions des éditeurs distinguent notamment recherche globale, recherche au sein d’un site et accès direct aux fichiers.
La page consacrée à la sécurité de l’IA explique ces limites. Pour mettre en œuvre une recherche vérifiable, Connaissances d’entreprise et RAG propose un approfondissement.
Sources : Microsoft : filtrage de sécurité avec des filtres de recherche. Cet exemple est hypothétique et indépendant des produits ; chaque système concret exige ses propres tests d’accès.
